If You Can’t Measure it, You Can’t Manage it
Posted by WISNOE SATRIJONO - EVP HST
WISNOE SATRIJONO
EVP HSTIf You Can’t Measure it, You Can’t Manage it.
oleh: Wisnoe Satrijono (EVP HST)
Pada tahun 2019, seorang Profesor di bidang Ekonomi dan Keuangan dari Universitas Michigan, Mark J. Perry, menulis sebuah artikel menarik yang mengungkap fakta bahwa sejak tahun 1955, ternyata hanya 52 perusahaan saja yang mampu bertahan dalam daftar ‘fortune 500’. Artinya, dalam 54 tahun terakhir, sebanyak 448 perusahaan lain telah terlempar dari daftar 500 perusahaan dengan pendapatan usaha terbesar di Amerika Serikat tersebut.
Bicara tentang keberlangsungan bisnis, tentu tidak asing lagi dengan nama-nama perusahaan seperti Kodak, Blackberry, atau Nokia. Dimana nama-nama perusahaan yang pernah besar tersebut, berakhir menjadi contoh kasus organisasi yang mampu berkinerja tinggi pada suatu masa, namun gagal mempertahankan performanya dalam jangka panjang. Banyak ahli yang mencoba membuat berbagai penjelasan mengenai ke dua fenomena di atas. Ada yang menyebut lambatnya inovasi, faktor kejelasan strategi, hingga kedatangan era disrupsi yang menjadi lantaran jatuhnya raksasa bisnis tersebut. Sementara ahli yang lain menduga keruntuhan perusahaan-perusahaan tadi, lebih karena top manajemennya terlalu fokus pada performansi organisasi. Sehingga melupakan aspek lain yang juga vital, yakni kesehatan internal organisasi.
Pengelolaan kesehatan organisasi memiliki arti strategis di tengah tantangan dinamika bisnis dengan datangnya era revolusi industri 4.0 yang ditandai dengan cepatnya perubahan lingkungan eksternal organisasi secara volatile, uncertain, complex, dan ambiguous (VUCA). Diharapkan penilaian kesehatan organisasi akan menjadi suatu sistem yang terintegrasi dengan baik dalam pengelolaan dan pengembangan organisasi di lingkungan PLN.
Dalam rangka mendapatkan umpan balik terkait Kesehatan dan kelicahan Organisasi serta efektifitas pengelolaan Human Capital di PLN Group, maka kita perlu melakukan 4 (empat) survei kepada seluruh PLNers pada tahun 2021 ini yaitu: PLN Organizational Health & Agility Index (OHAI), Survei Organizational Capability Readiness (OCR) Alignment, Survei keterikatan pegawai (Employee Engagement Survey/ EES) dan Survei Budaya (Cultural Health Index Survey). Pelaksanaan survei tersebut dimulai dari tanggal 26 Juli 2021 sampai dengan tanggal 12 September 2021.
PLN Organizational Health & Agility Index (OHAI)
Kesehatan organisasi merupakan kemampuan organisasi untuk melakukan penyelarasan internal, mengeksekusi strategi, dan memperbaharui dirinya lebih cepat dari organisasi lain di bidangnya sehingga dapat mempertahankan kinerja tinggi dalam jangka panjang.
Sedangkan kelincahan (agility) organisasi adalah konsep penting dimana dimulai dengan respon cepat terhadap perubahan dan ketidakpastian dalam suatu lingkungan, di mana organisasi harus bertindak untuk mengatasi hambatan atau mendapatkan dan memenangkan peluang untuk tumbuh dan berkembang secara berkesinambungan.
PLN Organizational Health & Agility Index (OHAI) adalah survei yang dirancang untuk membantu memahami bagaimana mewujudkan PLN menjadi sebuah organisasi yang sehat, agile (lincah/gesit), adaptif serta berkinerja tinggi.
Tujuan dilakukan Survei ini adalah dalam rangka pencapaian kinerja PLN secara korporat yang akan dilaporkan ke Kementerian BUMN serta untuk melihat efektifitas transformasi Organisasi PLN yang merupakan salah satu inisiatif strategis dari 24 Breakthrough Inisiatif dalam program transformasi PLN “Power Beyond Generation”
Pengukuran tingkat kesehatan organisasi (OHI) ini pernah kita lakukan pada tahun 2009 dan tahun 2020 dengan dibantu oleh McKinsey, yang tujuan nya adalah sama yaitu evaluasi organisasi pasca transformasi program strategic planning PLN. Sehingga pengukuran OHI ini masuk dalam KPI Organisasi yang tercantum dalam RJPP yang perlu dilakukan pengukuran secara periodik setiap tahun.
Penyusunan Format Pengukuran OHAI kali ini disusun oleh PLN dengan didukung tim dari Jurusan Teknik Industri ITS, berdasarkan konsep Organizational Health Index (OHI) dan Agility Maturity Model (AMM). Mengapa pengukuran kesehatan organisasi yang dilakukan PLN pada tahun 2021 ini berbeda namanya dengan OHI yang disusun oleh McKinsey, karena pada tahun ini selain kita ingin melihat kesehatan organisasi kita juga ingin mengukur tingkat maturity kelincahan Organisasi PLN, maka nama alat ukurnya menjadi OHAI (Organization Health & Agility Index) sekaligus menyelaraskan dengan tujuan transformasi organisasi PLN dan mendorong mengidentifikasi peluang untuk optimalisasi dan integrasi secara berkelanjutan.
Pada pengukuran OHI terdiri dari 37 item berdasarkan 9 dimensi sebagai indikator untuk mengukur tingkat kesehatan organisasi (Keller & Price, 2011). Sedang pada pengukuran Agility Maturity Model (AMM) memiliki 6 dimensi untuk menilai tingkat kelincahan organisasi, mengetahui kemana kecenderungan arah organisasi dalam suatu perubahan, mengetahui pada bagian mana organisasi tersebut perlu berubah.
PLN OHAI menggabungkan dua framework OHI & AMM tersebut sehingga memiliki 11 dimensi yang terdiri dari 103 pertanyaan.
PLN membutuhkan pendapat dan penilaian PLNers untuk mengidentifikasi kekuatan yang dimiliki dan perlu dibangun, peluang untuk penyempurnaan, dan kendala yang dihadapi, menuju Efektifiitas Organisasi yang berkelanjutan dalam rangka mendukung program Transformasi PLN. Pendapat dan masukan dapat disampaikan melalui pengisian survei OHAI yang membutuhkan waktu pengisian sekitar waktu 20-25 menit. Periode pelaksanaan OHAI dimulai dari tanggal 16 Juli 2021 hingga tanggal 8 Agustus 2021. Survei OHAI dapat diakses melalui aplikasi AMOR (amor.pln.co.id), KOMANDO (budaya.pln.co.id) atau langsung melalui link survei berikut:
https://forms.gle/ub21xSPbDtoudFTo6
Survei OCR Alignment
Survei OCR Alignment bertujuan untuk melakukan pengukuran tingkat pemahaman pegawai terhadap tema strategis PLN, Unit Kerja dan Individu Pegawai baik Holding dan Anak Perusahaan. Pelaksanaan survei ini menjadi salah satu syarat pemenuhan kinerja pada perspektif Kepemimpinan untuk Indikator HCR OCR. Untuk verifikasi atas jawaban yang telah dipilih oleh PLNers pada kegiatan survei, akan dilakukan call back dari PLN Pusat setelah selesai periode pelaksanaan survei.
Periode pengisian Survei OCR Alignment dimulai dari tanggal 2 Agustus hingga 13 Agustus 2021. Rata - rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan survei ini adalah sekitar 10 menit. Survei OCR Alignment dapat diakses melalui tautan sebagai berikut:
- Area 1 & 2 https://forms.gle/8TQBWWkg2LpCh6GNA
- Area 3 dan 4: https://forms.gle/xtjdwSBNKBGfRAt88
- Area 5 dan 6: https://forms.gle/LWFoWoNYmu93qQne8
- Area 7 dan 8: https://forms.gle/tszkZzChwtKx1gEP9
- Area 9 dan 10: https://forms.gle/aUeVXf7duzE1SiFq5
- AP: https://forms.gle/wqjCWQGgApgbevrY6
Employee Engagement Survey (EES)
Employee Engagement adalah bagian yang tidak dapat dilepaskan dari organisasi untuk dapat mendukung iklim kerja guna terciptanya kinerja organisasi secara optimal. Employee Engagement didefinisikan sebagai hubungan emosi dan kognitif yang tinggi pada seseorang terhadap pekerjaan, rekan kerja, atasan serta organisasi yang pada akhirnya mempengaruhi yang bersangkutan untuk memberikan upaya lebih dalam bekerja.
Berbagai penelitian menunjukkan bahwa tingkat engagement pegawai yang tinggi akan memberikan keuntungan pada perusahaan tempat mereka bekerja, antara lain peningkatan profit, peningkatan pendapatan operasional, serta peningkatan produktivitas pegawai. Berdasarkan dampak positif tersebut, maka penting bagi organisasi untuk terus berusaha meningkatkan level engagement pegawainya.
Employee Engagement Survey (EES) digunakan untuk mengukur tingkat keterikatan pegawai terhadap organisasi. Hasil dari pengukuran tersebut akan memberikan gambaran level engagement pegawai serta dapat dijadikan sebagai masukan dalam penyusunan program perbaikan iklim kerja yang selanjutnya dapat meningkatkan level EES
Dalam rangka memastikan konsistensi dan keberlanjutan upaya peningkatan engagement pegawai, pelaksanaan dan analisa hasil survei EES dijadikan sebagai salah salah satu target KPI Unit Induk dan Anak Perusahaan melalui indikator OCR Culture. Dengan demikian, unit kerja yang melaksanakan survei EES dan menindaklanjuti hasil survey dengan upaya-upaya perbaikan yang selaras akan menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan pencapaian KPI OCR Culture.
Dimensi yang diukur dalam survei EES terdiri dari 12 dimensi yaitu: (1) Company Policy; (2) Work Conditions; (3) Overall Organization Culture; (4) Brand Reputation; (5) Leadership & Supervision; (6) Career Management; (7) Compensation & Benefit; (8) Teamwork & Relationship; (9) Training & Development; (10) Performance Management; (11) Recognition; dan (12) Meaningful Work.
Hasil pengukuran EES di lingkungan PLN pada tahun 2020 menunjukkan skor 80 dan berada pada kategori sangat engage. Meskipun demikian, hasil tersebut menurun dibanding tahun 2020 masih berada di bawah target Kementrian BUMN yaitu 84. Oleh karenanya, pada tahun 2021 telah dilakukan upaya perbaikan pengelolaan Human Capital dan organisasi salah satunya melalui penguatan budaya perusahaan.
Pengukuran EES di lingkungan PLN Group akan dilaksanakan selama 2 minggu yaitu mulai tanggal 16 Agustus 2021 hingga 29 Agustus. Informasi mengenai tautan pengisian survei akan disampaikan kemudian.
Culture health Index Survey (CHI)
Culture health Index (CHI) merupakan tingkat kesehatan budaya pada suatu organisasi yang merupakan manifestasi atau dampak yang ditimbulkan dari implementasi program budaya yang dijalankan di masing-masing level organisasi. Seperti halnya survei EES, pengisian dan analisa survei CHI ini juga merupakan salah satu syarat pemenuhan KPI Unit Induk dan Anak Perusahaan untuk indikator OCR Culture.
Pengukuran budaya perlu dilaksanakan untuk memahami kondisi dan efektivitas budaya organisasi saat ini dan memberikan masukan dalam upaya membangun dan meningkatkan budaya yang mendukung pencapaian kinerja tinggi (High performing Culture) dan sekaligus meningkatkan competitive advantage organisasi.
Pengukuran budaya memberikan informasi tentang tingkat keselarasan nilai individu dan nilai organisasi (personal – organization fit) serta tingkat efektivitas budaya organisasi. Hasil pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang berpotensi menghambat terbentuknya budaya kerja yang sehat. Dengan memahami faktor-faktor penghambat tersebut organisasi mengetahui area perbaikan pada budaya organisasi saat ini dan menyusun inisiatif perbaikan untuk meningkatkan budaya organisasi.
Faktor yang diukur dalam menentukan Kesehatan budaya organisasi diantaranya: (1) Nilai personal anggota perusahaan; (2) Nilai budaya yang dipersepsikan anggota perusahaan saat ini; (3) Nilai budaya yang diharapkan oleh anggota perusahaan; (4) Nilai personal pemimpin perusahaan, (5) Nilai personal pemimpin yang dipersepsikan anggota tim, (6) Nilai personal pemimpin yang diharapkan oleh anggota tim dan (7) Nilai entropi budaya (toxic culture) atau energi yang terpakai untuk kegiatan tidak produktif disebuah lingkungan kerja.
Pengukuran budaya yang dilakukan secara rutin setiap tahun memberikan informasi mengenai trend indeks kesehatan organisasi sehingga organisasi dapat memantau pengembangan budaya di lingkungan kerja dan melakukan upaya untuk memastikan implementasi budaya mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Pengukuran CHI di PLN pertama kali dilakukan pada tahun 2020. Dari pengukuran tersebut, diperoleh indeks entropi budaya (toxic culture) secara korporat sebesar 20.30% atau masuk dalam kategori significant isues. Untuk memperbaiki indeks entropi tersebut, PLN telah melakukan upaya penguatan implementasi budaya melalui program budaya PLN 1, 2 dan 3. Selanjutnya sebagai evaluasi untuk mengetahui efektivitas penguatan budaya yang sudah dilaksanakan, maka pengukuran CHI pada tahun 2021 perlu dilakukan. Periode pelaksanaan survei CHI tahun 2021 akan dimulai pada tanggal 30 Agustus 2021 hingga 12 September 2021.
Partisipasi PLNers dalam mengisi survei merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan pengukuran efektivitas pengelolaan Human Capital dan organisasi. Jumlah responden yang cukup akan sangat bermanfaat dalam melakukan analisa hasil survei sehingga dapat memberikan informasi yang representatif dalam menggambarkan kondisi suatu organisasi. Oleh karenanya, kami mengajak seluruh PLNers untuk berpartisipasi dalam pengisian survei dan mendukung perbaikan dalam pengelolaan Human Capital dan organisasi secara berkelanjutan.
Mengutip kalimat Peter Drucker “If you can’t measure it, you can’t manage it”, maka dengan melakukan pengukuran efektivitas manajemen Human Capital dan organisasi melalui survei OHAI, OCR Alignment, EES dan CHI, PLN diharapkan dapat meningkatkan kapabilitas organisasi dalam mengelola sumber daya (resources) untuk menghasilkan kinerja yang optimal.
Tetap sehat, tetap semangat dan jangan lupa bahagia.
