Bismillah...
Kita lanjutkan untuk Poin ke 3 ya.. 🙏
Maksud dan Tujuan Data Harian Yg perlu kita kawal setiap harinya, pada Point 3 yaitu:
isi MONitoring reSevasi TERpadu untuk pemakaian dan penerimaan pelumas Kemarin
Semua kawan2 Auditor mengambil Data Saldo Berdasarkan Saldo yg ada pada sistem SAP bukan Yg ada pada SILM atupun Lap.Pengusahaan.
Pencatatan pelaporan Pelumas Merupakan salah pelaporan yg wajib kita kejar setiap harinya Karena berhubungan dengan kecepatan Pelaporan kita Ke UIKL (Kepatuhan Pelaporan) dan pelumas juga adalah Salah satu Komponen .... dalam Perhitungan BPP (Biaya Pokok Produksi) kita, Pengelolaan Pelumas ini dahulu sempat selisih antara Saldo Fisik dan Administrasi, lama banget baru bisa kita nolkan selisihnya, banyak sebab akibat yg melatar belakangi terjadinya selisih tsb diantaranya:
1. Pembuatan SPBJ yg menggabungkan semua unit atau sentral (tidak satu jurusan yg dilalui mobil atau kapal) sehingga pelumas tersebut tidak dapat di terima di site secara bersamaan dan siklus 1 periode atau dalam satu bulan yg sama.
Contoh ada SPBJ atau permintaan yg menggabungkan di dalamnya Unit PLTD Kolaka dan Sentral PLTD Wangi2, ini yg saya sebut dgn SPBJ Ngalor Ngidul Bubar.
SPBJ ini berlaku sampai dgn tanggal 10 periode berikutnya (ini contoh ya). Unit PLTD Kolaka duluan di suplai di tgl 25 periode sebelumnya dan terpakai di tgl 26, kemudian PLTD wangi2 tiba di tgl 5 periode berikutnya dan wangi2 memakainya di tgl 6 periode berikutnya.
Secara kontrak Mitra kita tidak terlambat dalam penyelesaian pekerjaannya, Namun secara sistem Pelaporan dan Aplikasi PLN akan ada bahaya Selisih pencatatan, sebab PLTD Kolaka menggunakan pelumas nya di tgl 26 jadi pencatatan pemakaiannya secara sistem di SAP seharusnya di tgl 26 itu pula, namun karena SPBJ nya ada pesanan wangi2 dan pelumasnya wangi2 tiba di tgl 5 maka Pencatatan Masuknya barang sumua barang yg ada di SPBJ tersebut pada sistem SAP Harus Menunggu suplai Wangi2 Selesai, jadi dah ketahuankan secara fisik Kolaka pake tuh pelumas tapi kok g di masukkan di sistem SAP pemakaiannya karena bila dimasukkan maka sistem akan membaca Deficit (g ada saldo yg bisa di kurangi). Ini monitoringnya harus benar2 pake telor.
Dari contoh kejadian diatas maka akan terjadilah selisi antara Saldo yg Ada Di SAP dan Fisik yg ada di unit, kita ingatkan lagi bahwa kawan2 auditor ngambil datanya dari SAP.
2. Tidak akurat dan tertibnya melakukan pencatatan terhadap pelumas yg keluar, lagi2 ini ada hubungannya dgn point 1, lakukan Opname tiap hari ya biar ketahuan berapa volume yg terpakai oleh kawan2 Operator dalam melakukan penambahan pelumas, jangan mengandalkan buku Mutasi Kawan2 Operator baiknya Cek Fisik Juga biar ketahuan Volume pakai sebenarnya.
Terkadang kita juga menyepelekannya kalau masi 10 atau 20 liter hari ini terpakai, mau dimasukkan sekalian aja besok2 ternyata besok2 dah lupa tiba akhir bulan di kejar waktu dan fokusnya hanya di Lapkit dan BBM sehingga Besok2 nya yg ada di pelumas tadi terabikan syukur2 kalau akhir bulan di sounding juga ji.. 😁. Kejadian Hal ini klasik 🙏
3. Tatakelola atau Perlakuan Pelumas Mirip dgn perlakuan Material Padat, secara Tata Usaha Gudang (TUG) nya menggunakan TUG 5 untuk permintaan, TUG 8 untuk kirim ke kawan lain, TUG 3&4 untuk terima dan periksa dan TUG 9 bila sdh dipakai.
Sejak adanya SAP, secara sistem pelaporan TUG nya sedikit berubah. Dahulu pemakaian langsung saja di buatkan TUG 9 oleh Unit atau sentral masing2, sekarang TUG 9 unit atau sentral menjadi Form Reservasi manual dan TUG 9 nya di cetak Oleh UPDK pengendali SAP setelah dilakukan 2 Proses dlm SAP yaitu: reservation dan Goods issue atau GI material, masing2 ada T.Code nya nanti kita bahas ya..
4. Apa itu MONSTER pak Hasman?
MONitoring ReServasi TERpadu.
Berangkat dari permasalahan banyaknya selisih pelumas2 kita seperti kasus2 yg ada diatas tadi maka terciptalah MONSTER tsb dimana inputannya wajib dilakukan tiap hari oleh kawan2 baik unit maupun sentral dan Bisa di input dimana saja sekalipun menggunakan Handphone.
Dahulu sebelum Aplikasi SpreadSheet booming & se familiar sekarang ini, kami cari2 tu obatnya gimana cara biar gampang monitoring pemakaian pelumas kawan2 di unit dan tidak nambah2i kerjaan, karena ngurusi BBM aja dah pasti mumet. MONSTER ini sempat ikut tu Lomba Karya Inovasi karena biaya buatnya nol Rupiah alias g mengeluarkan cuan namun manfaatnya sangat bermutu bro... tingkat UPDK saja sih dan itupun G lolos hahahahaha 🤣, sekedar penggembira ajalah biar banyak pesertanya karena pada waktu itu kami panitianya... 🙏.
Lanjut... Spreadsheet itu bagus di gunakan untuk Monitoring bersama sebab Aplikasi itu G bayar alias gratis dan mirip dgn Excel bedanya dia Online kapanpun dan dimanapun kita bisa buka secara bersamaan namun hati2 dalam penggunaannya, jangan masukkan Monitoring yg ada hubungannya dgn Cuan, bila kebobol org infonya akan brabe jadinya ya..
So kawan2 Agar kita dapat menghindari terjadinya Selisih antara Fisik di unit dan Saldo secara Administrasi, Gunakan MONSTER itu dan isi tiap hari jangan seminggu sekali, biar g lupa agar tidak terjadi selisih lagi.
5. Untuk Input pada spreadshetnya semua sdh bisa, ada admin yg harus mendaftarkan email untuk membuat akun agar bisa dibuka atau diakses. didlm Aplikasi tsb ada Cost Center yg sdh kami taruh di sheet tertentu dan tinggal Klik saja, sebagai acuan alamat mesin yg menggunakan Pelumas di semua unit dan sentral.
Monitoring ini di isi oleh:
a. Kawan2 unit atau sentral (akan terbentuk pada tabel yaitu jenis pelumasnya, volumenya, storage Locationnya, nomer materialnya, tgl dan cost senternya)
b. Pemegang akun SAP untuk Reservasi yg akan membentuk Nomer dokumen Reservasi apabila sdh selesai dilakukan dan no. Tsb di input di MONSTER itu juga.
c. Pemegang akun untuk Eksekusi Goods Issue tidak akan bisa melakukan eksekusi bila reservasi pada SAP blm di lakukan dan dalam monitoring tersebut jika blm ada Nomer Doc. Hasil reservasinya, secara auto tidak kami Eksekusi Good issue atau keluar dari stok. Bila Good issue selesai maka No. Document nya di input pula pada MONSTER tsb maka Monitoring pencatatan Dinyatakan Komplit dan sdh bisa kita pastikan Bahwa saldo fisik maupun akan sama dgn adm nya (SAP).
Namun untuk melakukan reservasi dan Goods Issue pada SAP nya nanti kita bahas selanjutnya ya.
Untuk Data2 yg sifatnya R baiknya jgn menggunakan spreadsheet atau google Drive gunakan penyimpanan Aplikasi NextCloud UPDK Kendari (Server UPDK Kendari) yg sdh kita bangun Bersama, NextCloud UPDK Kendari InsyaAllah aman sebab jalur untuk bukanya hanya dapat di akses melalui Intranet sehingga tidak semua org bisa Mengaksesnya.
6. Bagaimana menentukan kebutuhan tahunannya pak Hasman?
Tarik aja Historynya di SAP sandingkan dgn Data ROT (Rencana Operasi tahunan) dan data jam jalan tiap engine Penggantian Oli yang ada di unit atau sentral.
Agak Ribet Donk pak Hasman jawab nya iya, tapi kalau mau sesuatu yg ribet akan menjadi mudah kan dikerjakan bareng2 to.🙏
Ok gaeesssss CeKidot untuk point selanjutnya ya...🙏
Cuszzz 🕺
#Push Your Limit, Bersama Kita bisa Beragam Bersaudara Menuju Pengabdian.
Semangat 💪💪💪
Tidak ada komentar:
Posting Komentar